Một số mẹo giúp người tổ chức sự kiện lựa chọn trung tâm hội nghị hoàn hảo

0
37

Bạn có đang vò đầu bứt tóc vì quá căng thẳng khi phải lựa chọn trung tâm hội nghị hoàn hảo cho sự kiện đặc biệt và lớn sắp tới của mình không? Chà, bạn có thể hít thở sâu vì sau đây Gala Center sẽ bật mí cho bạn 5 mẹo để chọn một không gian phù hợp nhưng không kém phần sang trọng giúp cho việc lập kế hoạch sự kiện của bạn không còn quá căng thẳng.

5 mẹo hữu ích trong việc lựa chọn trung tâm hội nghị

1. Lập danh sách các đối tượng mục tiêu của bạn

Trước khi xem xét trung tâm nào sẽ tổ chức sự kiện của bạn, hãy đảm bảo rằng bạn có sự tìm hiểu đối với đối tượng mục tiêu của mình. Đây là chìa khóa đầu tiên để lựa chọn không gian sự kiện phù hợp. Một số điều quan trọng bạn cần phải biết là:

  • Ai sẽ tham dự sự kiện? Tuổi, học vấn, chủng tộc, dân tộc, nghề nghiệp, mức thu nhập và tình trạng hôn nhân của họ là gì? Hiểu rõ về nhân khẩu học sẽ giúp bạn tìm ra sự kiện của mình cụ thể là gì, cũng như biết được mức giá nào để tính phí mua vé hoặc để sự kiện được miễn phí tham dự.
  • Chúng thường nằm ở đâu? Có một số người sẽ ở các vị trí tỉnh thành khác nhau. Nhận biết vị trí chung của họ sẽ giúp bạn trả lời sự kiện của bạn nên tổ chức ở địa điểm nào để tối đa hóa số lượng người tham gia sự kiện của bạn.
  • Khoảng bao nhiêu người sẽ tham dự sự kiện? Việc tìm hiểu số lượng người sẽ đến sự kiện của bạn trước thời hạn sẽ giúp bạn biết được bạn muốn không gian sự kiện lớn hay nhỏ. Dựa trên quy mô, bạn có thể đưa ra ngân sách của mình để đặt địa điểm.

Việc xác định khách tham dự tiềm năng của bạn là ai sẽ giúp bạn chuẩn bị cho những gì bạn đang tìm kiếm ở trung tâm hội nghị

Việc xác định khách tham dự tiềm năng của bạn là ai sẽ giúp bạn chuẩn bị cho những gì bạn đang tìm kiếm ở trung tâm hội nghị  

2. Tạo danh sách các chức năng và dịch vụ bạn muốn cho sự kiện của mình

Sau khi hiểu đối tượng mục tiêu của bạn, hãy phát triển danh sách các chức năng và dịch vụ mà bạn mong muốn cho sự kiện của mình. Đầu tiên, ghi lại càng nhiều chức năng và dịch vụ bạn cần có cho sự kiện của mình.

Dưới đây là một số chức năng và dịch vụ được đề xuất:

  • Cho thuê âm thanh và video
  • Dịch vụ ăn uống
  • Wifi
  • Bãi đậu xe miễn phí
  • Tổ chức sự kiện
  • Thiết lập ánh sáng
  • Thiết lập bố cục
  • Tiếp thị sự kiện

Lập ra danh sách và đưa ra lựa chọn phù hợp

Lập ra danh sách và đưa ra lựa chọn phù hợp  

Sau đó, xếp hạng từng danh mục trong đó xem cái nào là quan trọng nhất. Cuối cùng, hãy viết ra một lời giải thích ngắn gọn cho những lựa chọn hàng đầu của bạn. Giải thích lý do tại sao bạn muốn có tính năng hoặc dịch vụ này cho hội nghị của mình. Với danh sách này, hãy tìm các trung tâm cung cấp các tính năng và dịch vụ quan trọng mà bạn cần cho sự kiện của mình.

3. Xem các đánh giá về các trung tâm tổ chức hội nghị

Bây giờ bạn đã lập danh sách các trung tâm tiềm năng làm địa điểm lý tưởng của mình, hãy xem các đánh giá. Có rất nhiều trang web để xem như Tripadvisor, đánh giá trang Google và Facebook, và các bài đăng trên mạng xã hội.

Tất cả những gì bạn phải làm là tìm kiếm tên của địa điểm trong bất kỳ trang web nào trong số này và đọc tất cả các đánh giá để hiểu rõ hơn về các sự kiện trước đây mà mọi người đã tham dự tại nơi đó. Một số trang web có thể không có nhiều bài đánh giá như những trang khác, vì vậy Gala Center khuyên bạn nên xem xét nhiều trang web.

Nếu trung tâm có một vài đánh giá tiêu cực nhưng bạn vẫn muốn liên hệ với họ, hãy hỏi họ về những điều phức tạp mà các đánh giá không hài lòng đã giải quyết và quan sát phản hồi của địa điểm về vấn đề đó.

Xem xét các đánh giá cho đến khi bạn đến được 3 địa điểm hàng đầu mà bạn muốn chọn.

Xem xét thật kỹ các đánh giá để tìm kiếm được trung tâm tổ chức hội nghị hoàn hảo

Xem xét thật kỹ các đánh giá để tìm kiếm được trung tâm tổ chức hội nghị hoàn hảo  

4. Ghé thăm các địa điểm trước khi thực hiện giao dịch

Sau khi bạn đã ghi lại 3 lựa chọn hàng đầu của mình, hãy liên hệ với 3 trung tâm lý tưởng bạn đã chọn và lên lịch một cuộc hẹn để đến thăm cơ sở của họ. Đây là một điều chắc chắn bạn phải thực hiện để không chỉ tận mắt nhìn thấy địa điểm mà còn hình dung được những gì bạn định thiết lập sơ đồ mặt bằng.

Tham quan trực tiếp để xác định xem liệu nó có phù hợp như bạn mong đợi

Tham quan trực tiếp để xác định xem liệu nó có phù hợp như bạn mong đợi  

5. Chuẩn bị các câu hỏi để hỏi trung tâm đã chọn

Trong khi bạn đang khám phá bên trong trung tâm, đây là thời điểm lý tưởng để hỏi bất kỳ câu hỏi nào bạn có về địa điểm. Những câu hỏi bạn đặt ra sẽ phụ thuộc vào những gì bạn tò mò. Tuy nhiên, nếu bạn không chắc phải nói gì, đây là một số câu hỏi bạn có thể hỏi.

  • Mặt bằng có đủ rộng rãi để thiết lập nhiều loại hình hoạt động khác nhau và các gian hàng lớn nhỏ khác nhau không?
  • Có được phép phục vụ ăn uống bên ngoài không?
  • Liệu có sự hỗ trợ trong việc hợp tác với các khách sạn gần đó và dịch vụ xe đưa đón để có chỗ ngủ cho khách và đi xe đến sự kiện không?
  • Có bất kỳ hạn chế nào không?
  • Trung tâm hội nghị có sẵn để đặt chỗ vào ngày bạn muốn không?

Trung tâm tổ chức hội nghị Gala Center

Gala Center Tân Bình được biết đến là một trong những trung tâm tổ chức hội nghị tại thành phố Hồ Chí Minh uy tín. Bạn sẽ phải bất ngờ với không gian sang trọng và tinh tế mà trung tâm mang lại, đồng thời kích thước không gian rộng rãi, thoải mái, được trang bị hệ thống âm thanh và ánh sáng hài hòa.

Đội ngũ phục vụ chuyên nghiệp, tận tâm với nhiều năm kinh nghiệm. Bên cạnh đó trung tâm còn cung cấp các món ăn nhẹ hay các buổi tea-break để khách mời thư giãn thoải mái.

Trung tâm được tọa lạc tại vị trí thuận, tiếp giáp với các quận lân cận Tân Bình, Phú Nhuận và Gò Vấp, đồng thời nối liền với các tuyến đường với quận 1 và quận 3. Không chỉ vậy địa điểm của trung tâm rất gần với Sân bay quốc tế Tân Sơn Nhất, dễ dàng giúp bạn tiếp đón khách mời từ xa.

Không gian sang trọng của trung tâm tổ chức hội nghị tiệc cưới Gala Center

Không gian sang trọng của trung tâm tổ chức hội nghị tiệc cưới Gala Center  

Với một vài mẹo đem đến cho bạn nhiều thông tin hữu ích công tác chuẩn bị cho các sự kiện hoặc hội nghị quan trọng. Cùng với những giới thiệu đôi nét về trung tâm tổ chức hội nghị TP. HCM- Gala Center Tân Bình, từ cơ sở vật chất, phục vụ đến vị trí hy vọng sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn.