Những điều bạn cần lưu ý khi chọn trung tâm tổ chức hội nghị

0
55

Việc tổ chức một hội nghị hay hội thảo thành công không phải là một chuyện đơn giản mà đòi hỏi bạn phải có những khâu chuẩn bị thật kỹ càng. Đặc biệt hơn nữa với quy mô và tính chất của hội nghị cần đáp ứng những yếu tố về mặt sang trọng và gây ấn tượng với khách hàng. Nhằm giúp bạn có thêm thông tin cũng như sự lựa chọn chính xác trong việc chọn trung tâm hội nghị, Gala Center khuyên bạn nên lưu ý những điều sau đây để đảm bảo mọi thứ diễn ra thật suôn sẻ và chuyên nghiệp.

Chọn lựa vị trí trung tâm hội nghị phù hợp với đa số người tham gia

Trong quá trình khảo sát địa điểm ở những trung tâm hội nghị, bạn cần xem xét vị trí địa lý, xem giao thông đi lại có thuận lợi không, địa điểm có dễ dàng tìm kiếm cho người tham gia không. 

Nên tránh việc chọn những địa điểm xa trung tâm thành phố, những địa điểm ở xa vùng trung tâm có thể có chi phí thấp hơn nhưng với tính chất của buổi lễ hội nghị hay hội thảo, điều đó hoàn toàn không phụ hợp, vì chúng khó có thể toát lên tính sang trọng của sự kiện cũng như gây bất lợi trong việc di chuyển đối với người tham gia. 

Vị trí thuận lợi phù hợp với đa số

Vị trí thuận lợi phù hợp với đa số

Được biết đến là một trong những trung tâm tổ chức hội nghị tại thành phố Hồ Chí Minh, Gala Center tọa lạc tại 145 Hoàng Văn Thụ, quận Tân Bình, một vị thuận lợi là cầu nối giữa quận Tân Bình với các quận lân cận, nằm trên tuyến đường chính dẫn đến quận 1 và quận 3. Không chỉ vậy trung tâm còn có vị trí khá gần với sân bay Tân Sơn Nhất, dễ dàng đón tiếp các đoàn khách đến từ những khu vực xa.

Địa điểm xung quanh trung tâm tổ chức sự kiện có các dịch vụ hỗ trợ

Khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện, bạn cần quan tâm đến các dịch vụ  hỗ trợ xung quanh của nơi đó. Giả sử nếu như sự kiện của bạn kéo dài trong nhiều ngày, hãy lưu ý chọn địa điểm tổ chức gần với những dịch vụ ăn uống, nhà hàng bên ngoài để hỗ trợ người tham gia hội nghị hoặc hội thảo không gặp bất kỳ khó khăn nào. Việc khảo sát các dịch vụ hỗ trợ xung quanh địa điểm tổ chức cũng sẽ giúp bạn có góc nhìn tổng quan chung về khu vực diễn ra sự kiện. Đồng thời chủ động hơn khi xử lý các tình huống khách quan có thể phát sinh trong sự kiện của mình. 

Như đã giới thiệu ở trên Gala Center ngay từ lúc bắt tay vào thi công đã tìm hiểu kỹ càng về vị trí cũng như khu vực xung quanh nhằm đem đến cho khách hàng những trải nghiệm tuyệt vời nhất. Xung quanh trung tâm hội nghị này được bao quanh bởi đầy đủ các cơ sở vật chất tiện nghi từ nhà hàng, quán ăn cho đến khách sạn. Chắc chắn sẽ không làm bạn thất vọng.

Tìm hiểu kỹ càng các dịch vụ hỗ trợ xung quanh địa điểm tổ chức

Tìm hiểu kỹ càng các dịch vụ hỗ trợ xung quanh địa điểm tổ chức

Lựa chọn không gian đáp ứng tốt yêu cầu của sự kiện

Bởi các tính chất của sự kiện hội nghị hoặc hội thảo những yêu cầu về không gian là vô cùng quan trọng, cần phải được xem xét đầu tiên và đều cần phải được đáp ứng ở mức chuẩn. Do đó, khi khảo sát địa điểm, bạn cần chú ý tới sảnh tiệc, sảnh đón khách, hàng lang đi bộ và những khu vực liên quan và tổng thể phải tạo nên được sự sang trọng và thu hút người tham gia. Diện tích đủ rộng để không gian thoải mái cho số lượng khách mời và có cả lối đi lại, set up bàn ghế, đặt bàn chờ chuẩn bị những vật dụng cần thiết cho hội nghị. 

Không gian sang trọng của trung tâm hội nghị Gala Center

Không gian sang trọng của trung tâm hội nghị Gala Center

Không gian của trung tâm hội nghị Gala Center không chỉ đơn thuần có diện tích rộng rãi mà còn được trang trí vô cùng tinh tế, sang trọng đủ để làm hài lòng những khách mời “khó tính” nhất.

Các dịch vụ đi kèm của trung tâm hội nghị

Chất lượng âm thanh và ánh sáng là hai yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chương trình của buổi hội nghị. Do đó việc kiểm tra hệ thống âm thanh cũng như hệ thống ánh sáng phải được tiến hành kỹ càng bởi sự hài hòa của hai yếu tố đó sẽ góp phần làm cho buổi diễn ra sự kiện thoải mái và dễ chịu giúp người tham gia tập trung vào công việc một cách tốt nhất. 

Không chỉ vậy bạn cần phải kiểm tra các dịch vụ thức ăn được phục vụ kèm và cả phong cách phục vụ của nhân viên trong nhà hàng cũng là điều bạn cần đánh giá. 

Nhân viên phục vụ tận tâm, chu đáo

Nhân viên phục vụ tận tâm, chu đáo

Đến với chúng tôi, Gala Center Tân Bình đảm bảo những món ăn nhẹ được chuẩn bị kèm với thức uống sẽ khiến các vị khách hài lòng. Không chỉ vậy chúng tôi còn cung cấp các buổi tea-break giúp bạn thư giãn sau những buổi hội nghị căng thẳng. Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp tại trung tâm hội nghị luôn sẵn sàng phục vụ là một yếu tố giúp buổi hội nghị chuyên nghiệp và thành công hơn.

Các loại đồ ăn, thức uống nhẹ sẽ khiến khách hàng hài lòng hơn

Các loại đồ ăn, thức uống nhẹ sẽ khiến khách hàng hài lòng hơn

Đối với mỗi loại hình sự kiện cần phục vụ những gì, chúng tôi thường chuẩn bị về trang thiết bị thường cập nhật theo công nghệ, luôn hiện đại và đáp ứng được kỳ vọng của chương trình. 

Cân bằng mức chi phí tổ chức 

Khảo sát tất cả các địa điểm bạn vừa ý, so sánh và đối chiếu để đưa ra quyết định cuối cùng là điều mà những ai đảm nhận trọng trách tổ chức sự kiện đều biết. Làm sao để có thể tìm được địa điểm lý tưởng phù hợp với các tiêu chí về chất lượng nhưng đồng thời phải phù hợp với ngân sách đề ra là một vấn đề nan giải. Do đó quá trình này đòi hỏi người tổ chức phải dành nhiều thời gian trong việc đi khảo sát và phân tích địa điểm để có thể giúp sự kiện được diễn ra thành công.

Cam kết mức độ an toàn cho khách tham dự

Công tác phòng chống chữa cháy, hỏa hoạn, lối thoát hiểm và cách sơ tán của địa điểm có đảm bảo an toàn cho người tham gia không. Việc quản lý những rủi ro này thường hiếm khi xảy ra nhưng tất hẳn vẫn phải có, do đó bạn không nên chủ quan.  

Ngoài ra khi lựa chọn địa điểm người tổ chức cần phải xem xét và chú ý đến địa điểm được lựa chọn có gần với bệnh viện, trạm xá hoặc các cơ quan chức như công an phường để thuận tiện nếu như có tình huống khẩn cấp xảy ra.

Với tất cả những lưu ý như trên, chúng tôi hy vọng đã phần nào giúp bạn có được những thông tin hữu ích trong việc chọn lựa trung tâm tổ chức hội nghị. Là một trong những trung tâm tiệc cưới và tổ chức hội nghị chuyên nghiệp, Gala Center Tân Bình rất mong có thể đáp ứng hết được các mong muốn của bạn. Nếu cần thêm thông tin và tư vấn hay liên hệ với chúng tôi qua các thông tin trên website. Rất hân hạnh được đón tiếp và phục vụ bạn!