Hội nghị khách hàng là một trong những dịp quan trọng để công ty, doanh nghiệp cảm ơn những khách hàng lâu năm, thu hút khách hàng mới, tri ân những đối tác, gắn kết quan hệ hợp tác,… vì thế công ty cũng như doanh nghiệp cần hạn chế tối đa những sai sót xảy ra trong sự kiện này. Để có thể giúp bạn tổ chức một hội nghị thành công hơn, bài viết dưới đây sẽ lưu ý đến bạn một số yếu tố cần biết. Cùng theo dõi và ghi chú lại nhé.
Một số yếu tố cần lưu ý khi tổ chức hội nghị dành cho khách hàng để thành công hơn
Lựa chọn những địa điểm có không gian phù hợp
Trước khi bắt tay vào lựa chọn địa điểm, bạn nên tìm hiểu sơ về thông tin những địa điểm đó trên mạng để tham khảo trước giá cả cũng như những ưu đãi mà địa điểm này đang có, để có thể cân nhắc kinh phí một cách phù hợp hơn. Sau khi chọn được địa điểm ưng ý, bạn nên kiểm tra về mặt thiết bị, chạy thử trước để có thể đảm bảo mọi thứ đều vận hành suông sẻ trong suốt quá trình sự kiện diễn ra.
Số lượng khách mời cũng là một yếu tố quan trọng để cân nhắc chọn địa điểm. Bạn nên ưu tiên những địa điểm có đường xá thuận lợi để khách mời dễ di chuyển, đồng thời cũng chọn những nơi có không gian đủ thoải mái, không quá chật và cũng không quá hẹp. Những nơi như khách sạn, trung tâm hội nghị thường được dùng để tổ chức hội nghị có quy mô lớn. Và ngược lại những hội nghị có quy mô nhỏ hơn, đề cao tính chất gần gũi, thân mật thì nên chọn những không gian thân thiện như quán cà phê hoặc những phòng họp nhỏ để dễ dàng giao tiếp và tương tác.
Không gian tổ chức cũng là một yếu tố cần người tổ chức lưu ý kỹ
Lên trước chủ đề và kịch bản cho hội nghị khách hàng
Bất kỳ một chương trình nào cũng đều cần phải chuẩn bị trước kịch bản cũng như chọn chủ đề cụ thể để điều phối và hướng chương trình đi theo hướng ban tổ chức muốn. Ý tưởng kịch bản và chủ đề chương trình cần được lên trước vài tuần hoặc vài tháng trước khi hội nghị khách hàng diễn ra, để có thể chỉnh sửa và chạy tập thử trước.
Một điều lưu ý rằng chỉ nên thống nhất chọn một chủ đề, ngắn gọn, ý nghĩa và thu hút công chúng cũng như người tham dự và đối tác nhất. Chủ đề đóng vai trò quan trọng, có thể nói đây là linh hồn của sự kiện, là điểm truyền tải thông điệp đầu tiên và gây ấn tượng đến người tham dự.
Về phần kịch bản, hãy nhớ tạo ra Key Moment hay còn gọi là điểm nổi bật trong chương trình để có thể thay đổi tiết tấu bữa tiệc, tránh gây nhàm chán, buồn ngủ cho khách mời. Bạn có thể tổ chức vài trò chơi nhỏ hay rút thăm trúng thưởng,… để khuấy động không khí.
Chủ đề của hội nghị sẽ giúp bạn dễ dàng kiểm soát tiết tấu hoạt động hơn
Làm việc trước với đội ngũ tham gia tổ chức chương trình
Một lần nữa để có thể đảm bảo không xảy ra sơ sót gì trong quá trình diễn ra sự kiện. Bạn nên kiểm tra một lần nữa mọi thiết bị cũng như họp trước với những người tham gia tổ chức chương trình. Đặc biệt là bộ phận phát ngôn như người dẫn chương trình, diễn giả,… bạn nên công bố tên những người này trong thư mời gửi đến khách nhằm tạo thêm hứng thú và cũng là một cách báo trước cho khách biết nội dung của sự kiện mình sắp tham dự.
Việc thông báo này giúp khách mời nắm được nội dung, thu hút được những người hứng thú tham gia, giúp buổi hội nghị dành cho khách hàng của bạn trở nên suôn sẻ hơn. Đặc biệt là thời gian diễn ra chuẩn hơn và không kéo dài gây dư thừa, chán nản.
>> Xem thêm: Các bước để buổi hội nghị được tổ chức tiết kiệm mà hiệu quả nhất
Làm việc trước với đội ngũ tham gia tổ chức chương trình là cách giúp bạn kiểm soát chương trình tốt hơn
Kết
Trên đây là một số yếu tố cần lưu ý khi tổ chức hội nghị khách hàng. Hy vọng bạn có thể áp dụng cũng như thực hành thật tốt và tổ chức một hội nghị thật thành công nhé.
