Lựa chọn một địa điểm tổ chức hội nghị hoàn hảo là cách để tạo tiền đề cho một sự kiện thành công và là một trong những bước đầu quan trọng nhất khi lập kế hoạch cho những buổi nghị với quy mô lớn. Trong khi một số công ty lựa chọn việc sử dụng không gian hội nghị của khách sạn, nhưng sẽ có những lợi ích rõ ràng hơn khi bạn chọn một địa điểm tổ chức hội nghị chuyên dụng thay vì một không gian khách sạn đa chức năng.
Hãy cùng Gala Center khám phá 3 lý do tại sao bạn nên chọn một trung tâm hội nghị chuyên dụng thay vì khách sạn nhé!
Tại sao lại chọn một trung tâm hội nghị thích hợp thay vì một khách sạn cho cuộc hội họp tiếp theo của bạn?
Các cơ sở vật chất chuyên dụng, được xây dựng có mục đích
Không gian của một trung tâm hội nghị
Ghế ngồi thoải mái, phòng ốc được thiết kế khoa học, thiết bị nghe nhìn hiện đại, cơ sở hạ tầng đủ để quản lý tất cả các yêu cầu công nghệ và không gian thoải mái là tất cả những tiện nghi chính cho một địa điểm hội nghị thích hợp, những thứ mà một không gian đa mục đích như khách sạn không nhất thiết phải cung cấp.
Không gian đột phá cho phép người tham dự thư giãn và giao lưu với đồng nghiệp khi nghỉ giải lao giữa giờ mà không hoàn toàn bị tách biệt khỏi trải nghiệm hội nghị, trong khi các phòng và chỗ ngồi được thiết kế công thái học đảm bảo mức độ thoải mái được duy trì.
Chính những khía cạnh này của các tiện nghi được xây dựng có mục đích giúp tạo ra trải nghiệm hoàn toàn nhập vai và tập trung cho khách, duy trì sự chú ý của họ ngay từ đầu và giảm thiểu những gián đoạn không mong muốn có thể xảy ra trong môi trường khách sạn.
Mặc dù rất thuận tiện khi có tất cả các tiện nghi của khách sạn nằm trong cùng một tòa nhà với sự kiện của bạn, nhưng điều đó cũng có thể làm xao nhãng trải nghiệm của những người tham dự và nhà tài trợ của bạn.
Nhân viên hỗ trợ tận tâm và các hỗ trợ về kỹ thuật
Nhân viên hỗ trợ tận tâm là một trong những lý do đáng để bạn cân nhắc
Trong khi một địa điểm khách sạn có thể cung cấp các tiện nghi phòng họp và hội nghị, nhân viên sẽ phải phân chia thời gian của họ cho nhiều nhiệm vụ khác trong khách sạn và không phải lúc nào cũng có thể đáp ứng nhu cầu của bạn ngay lập tức.
Một địa điểm tổ chức hội nghị chuyên dụng có khả năng tập trung đặc biệt vào sự kiện của bạn và cung cấp sự hỗ trợ tận tình của nhân viên mà một khách sạn không thể làm được.
Điều này đặc biệt quan trọng khi nói đến các yêu cầu về hỗ trợ công nghệ. Một địa điểm hội nghị thích hợp sẽ có nhân viên chuyên nghiệp để xử lý các công cụ công nghệ.
Không có gì gây hại cho sự chú ý của người tham dự hơn là việc thiết bị của họ bị lỗi vào một thời điểm quan trọng. Điều đó có thể làm họ mất tập trung, do đó sẽ tác động đến quá trình tham dự của họ.
Một số sự cố thường gặp nhất là các vấn đề kỹ thuật về micrô không hoạt động, máy tính xách tay không kết nối với máy chiếu. Vì vậy, việc có một người có kỹ năng ở đó để khắc phục sự cố ngay khi chúng phát sinh là vô giá.
Phục vụ những nhu cầu về thức ăn vào giờ nghỉ
Phục vụ thức ăn trong quá trình diễn ra hội nghị
Khi những người tham dự đói bụng, họ sẽ không hài lòng và không tập trung tốt vào những gì đang được trình chiếu, cho dù bài trình bày có tốt đến như thế nào đi chăng nữa.
Các nhà nghiên cứu phát hiện ra rằng việc phục vụ ăn uống không chỉ tăng cường “trí nhớ giác quan” của người tham dự về một sự kiện, mà thực phẩm cân bằng dinh dưỡng cũng có thể nâng cao khả năng học tập của người tham dự.
Các nhà tổ chức sự kiện cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của dịch vụ ăn uống sẽ cải thiện thái độ của mọi người, mang lại cho họ cảm giác thân thiết với công ty và tăng ý kiến đóng góp của họ khi cuộc họp tiếp tục.
Một địa điểm tổ chức hội nghị sẽ cung cấp dịch vụ ăn uống trong những giờ nghỉ và đảm bảo thực phẩm sẽ đến đúng ngay lúc bạn cần nó nhất, đáp ứng các yêu cầu về chế độ ăn uống, đồng thời được trình bày và phục vụ hiệu quả nhất có thể, bởi đội ngũ nhân viên tận tâm quen thuộc với cách bố trí và thời gian của phòng.
Điều đó có nghĩa là bạn sẽ bớt cảm giác mệt mỏi khị bị đói và vui vẻ, tập trung chú ý vào tài liệu mà người thuyết trình đang trình bày.
Nhìn chung một địa điểm tổ chức hội nghị cung cấp không gian hội nghị và hội họp chuyên dụng, có các tiện nghi để giữ cho khách cảm thấy thoải mái và giúp cho người tổ chức có thể ở vị trí sẵn sàng đối phó nhanh chóng và hiệu quả với bất kỳ thách thức nào phát sinh. Điều này có nghĩa là sẽ giảm thiểu những rủi ro công nghệ, tránh sự hỗn loạn có thể xảy ra và đảm bảo sự kiện sẽ gặt hái được những thành công.
Nếu bạn đang tìm kiếm một địa điểm tổ chức hội nghị lý tưởng, trung tâm hội nghị quận Tân Bình – Gala Center là một trong những lựa chọn đáng để bạn cân nhắc với đầy đủ sự tiện nghi mà chúng tôi sẽ đem đến cho bạn. Hy vọng được phục vụ bạn.
