Chắc hẳn các doanh nghiệp đã phải trải qua một khoảng thời gian chật vật rất nhiều trong quá trình kinh doanh trong bối cảnh dịch bệnh hoành hành như hiện nay. Để bày tỏ lòng biết ơn đến các đối tác đã sát cánh, đồng hành cùng công ty trong giai đoạn khó khăn, doanh nghiệp vẫn sẽ tổ chức một buổi hội nghị khách hàng để tri ân họ. Nhưng làm sao để tổ chức một buổi hội nghị an toàn trong tình hình Covid-19 hiện nay? Hãy cùng Metropole lưu ý những vấn đề sau đây nhé!
Lựa chọn địa điểm uy tín
Trước tình hình dịch bệnh khó dự đoán được, trước khi quyết định lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện, các bạn nên tìm hiểu kỹ địa điểm đó có an toàn cho khách tham dự hay không. Hãy đề nghị họ xuất trình những giấy tờ liên quan, những văn bản cam kết như đảm bảo thực hiện các biện pháp kiểm dịch, phòng dịch có xác nhận của các cơ quan có thẩm quyền chẳng hạn và bạn phải chắc chắn đọc kỹ những thông tin này để tránh những sự cố đáng tiếc về sau trong quá trình thực hiện chương trình.
Lựa chọn nơi tổ chức thật kỹ lưỡng
Cập nhật thời sự
Có thể nói cụm từ “đại dịch Covid-19” chính là chủ đề luôn được bàn luận một cách sôi nổi trên các phương tiện truyền thông đại chúng. Công nghệ hiện đang rất phát triển, chỉ với một chiếc smartphone có kết nối Internet là các doanh nghiệp có thể cập nhật về tình hình dịch bệnh, số ca nhiễm, những đối tượng được phép lưu thông trên đường… Nếu lựa chọn hình thức cập nhật thông tin online, doanh nghiệp nên lựa chọn những trang, kênh báo mạng có độ uy tín và chính thống cao để có được thông tin chính xác.
Bên cạnh đó, Metropole khuyên rằng bạn cũng nên cập nhật những biện pháp phòng chống dịch mới, hiệu quả hơn. Trong trường hợp tiếng Anh của bạn tốt, có khả năng đọc hiểu một cách cơ bản thì hãy tham khảo thêm thông tin ở những website nước ngoài ví dụ như Tổ chức y tế thế giới (WTO) hay Trung tâm kiểm soát và phòng ngừa dịch bệnh (CDC) để cập nhật thêm cho công tác tổ chức buổi hội nghị khách hàng.
Thường xuyên theo dõi tin tức trên báo đài
Chuẩn bị các công tác phòng dịch
Lựa chọn được địa điểm an toàn, cập nhật đầy đủ các thông tin mới một cách chính xác nhưng điều đó vẫn chưa đủ. Doanh nghiệp của bạn vẫn phải nên chủ động trang bị những hạng mục phục vụ cho công tác phòng dịch. Chắc hẳn các bạn biết rằng sự kiện là nơi tập trung đông người nên mức độ lây nhiễm virus sẽ rất cao vì vậy các bạn nên tuân thủ những khuyến cáo từ nhà nước, cơ quan chính phủ và WTO. Điều này không chỉ bảo vệ sức khỏe cho bạn, các cộng sự của bạn mà còn cho khách tham dự, góp phần giúp hội nghị của bạn diễn ra thành công tốt đẹp và an toàn cho tất cả mọi người.
Hãy chuẩn bị thiết bị kiểm tra nhiệt độ, xịt khử khuẩn, khẩu trang có chất lượng tốt, khăn giấy…. để khách mời yên tâm tham dự sự kiện của bạn. Để đảm bảo sự an toàn một cách tuyệt đối, lời khuyên của Metropole là bạn có thể đề nghị khách hàng hạn chế bắt tay, nếu cảm thấy trong người không ổn thì có thể không đến dự và rửa tay thường xuyên. Nhớ đảm bảo bạn trang bị đầy đủ dung dịch rửa tay nhé!
>> Xem thêm: Tiết lộ bí quyết khiến khách mời đến dự hội nghị nhiều hơn
Trang bị dung dịch rửa tay, xịt khuẩn cho hội nghị khách hàng của bạn
Giữ liên lạc thường xuyên với khách hàng
Đây là một hành động vô cùng cần thiết đặc biệt là trong bối cảnh tình hình dịch bệnh phức tạp như hiện nay. Các bạn nên thông tin đến đối tác của bạn rằng hội nghị vẫn sẽ được diễn ra theo khoảng thời gian mà các bạn đã lên lịch trước đó. Đồng thời cho họ biết thêm những biện pháp phòng dịch bạn đã trang bị tại địa điểm tổ chức, điều này sẽ khiến họ an tâm hơn.
Bình tĩnh cho tình huống xấu nhất
Đây là điều rất khó nói. Kể cả khi bạn đã thực hiện đầy đủ các bước ở trên, tuy nhiên bạn cũng cần chuẩn bị tâm lý cho trường hợp không may nhất có thể xảy ra đó là có người mắc bệnh.
Lúc này, sự bình tĩnh sẽ là chìa khóa giúp bạn có thể giải quyết vấn đề một cách chuyên nghiệp và hoàn hảo nhất. Trong danh bạ điện thoại của mình, hãy lưu lại những số điện thoại “nóng”, gọi ngay đội ngũ y tế để kịp thời báo tin và trấn an các khách mời còn lại.
>> Xem thêm: 7 bước giúp doanh nghiệp tổ chức lễ tri ân khách hàng tiết kiệm, chuyên nghiệp
Chuẩn bị danh sách các cuộc gọi y tế trong trường hợp khẩn cấp
Để có được một sự kiện vừa thành công vừa đảm bảo an toàn, các bạn nên có cho mình một cộng sự đủ mạnh có thể hỗ trợ bạn trước tình hình dịch Covid-19 khó lường như thế này. Trung tâm hội nghị và nhà hàng tiệc cưới Metropole sẽ là một đối tác đáng tin cậy nếu bạn đang lo lắng về địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng uy tín, chất lượng cao và sang trọng. Metropole sẽ giúp bạn xây dựng một chương trình tri ân khách hàng bài bản, đầy đủ và dự trù cả những rủi ro trong quá trình tổ chức.
