Tiêu chí chọn trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM cho buổi tri ân khách hàng

Thành phố Hồ Chí Minh là nơi hội tụ nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ, dù thuộc các lĩnh vực hoạt động khác nhau nhưng đều có điểm chung là có nhu cầu tổ chức các buổi họp, hội nghị với nội bộ công ty, đối tác và khách hàng. Nắm bắt được xu thế này, các trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM lần lượt ra đời. Bạn đang tìm một địa điểm thích hợp cho buổi tri ân khách hàng sắp tới nhưng chưa biết chọn như thế nào? Đừng bỏ qua những tiêu chí tiên quyết dưới đây nhé.

Hội nghị tri ân khách hàng là gì? - Điều cần biết trước khi chọn trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM

Hội nghị tri ân khách hàng được tổ chức định kỳ hằng năm như một sự kiện lớn, là dịp để doanh nghiệp gửi lời tri ân sâu sắc đến khách hàng, đối tác thân thiết đã cùng đồng hành và sử dụng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đó cung cấp, đồng thời quảng bá chiến dịch mới và tham khảo ý kiến khách hàng. Dạng hội nghị này còn được gọi bằng nhiều cái tên khác nhau như lễ kỷ niệm, họp mặt cuối năm, hội nghị vinh danh,... 

Thông qua hội nghị này, doanh nghiệp có cơ hội thể hiện văn hoá hoạt động, sứ mệnh, tầm nhìn, củng cố quan hệ với khách hàng cũ và thu hút khách hàng mới.

Tiêu chí chọn địa điểm tổ chức hội nghị tri ân khách hàng

Vị trí tọa lạc

Bạn nên ưu tiên những địa điểm có tình hình giao thông thuận lợi, an ninh tốt và dễ tìm. Đây là bước đầu tiên để gây ấn tượng với khách mời. Một trong những khu vực hội tụ nhiều trung tâm tổ chức hội nghị nhất là quận Tân Bình với vài cái tên nổi bật như Gala Center, Grand Palace,... để bạn có thêm sự lựa chọn. 

Không gian phòng họp

Trước tiên, bạn cần nắm rõ số lượng khách mời tham dự để lựa chọn diện tích phòng cho phù hợp, không nên chọn phòng quá lớn hay quá nhỏ. Phòng họp quá rộng khiến cho khoảng cách giữa sân khấu và chỗ ngồi của khách mời cách xa, cản trở việc tương tác. Ngược lại, phòng họp quá hẹp gây nên cảm giác chật chội, bí bách không tương thích với quy mô đông người của hội nghị.

Chủ đề trang trí phòng

Tiêu chí này phụ thuộc vào sở thích của doanh nghiệp, tuy nhiên cũng cần phải đảm bảo tính chất của một buổi hội nghị. Thông thường, phòng hội nghị mà các trung tâm cung cấp dịch vụ này có sẵn sẽ được trang trí theo bảng màu tối giản, tránh những chi tiết rườm rà không cần thiết. Các cặp màu phổ biến thường là trắng - vàng nhạt, đen - xanh dương, trắng - đỏ thẫm,... vừa thể hiện sự sang trọng vừa đảm bảo tính thẩm mỹ.

Một phòng hội nghị tiêu chuẩn tại trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM nổi tiếng

Cách bố trí bàn ghế

Đây là tiêu chí bạn cần quan tâm bậc nhất, một buổi hội nghị cao cấp không thể xảy ra tình trạng thiếu chỗ ngồi cho khách mời, thậm chí có nhiều doanh nghiệp chủ động sắp xếp bảng tên của từng khách ở từng vị trí cố định. Để đáp ứng quy mô của dạng sự kiện này, số lượng bàn ghế lớn cũng cần được chuẩn bị và bày trí sao cho khoảng cách phù hợp với trải nghiệm của khách mời cũng như diện tích phòng. Đặc biệt, không được để khách mời bị che tầm nhìn về phía sân khấu, điều này khá thiếu chuyên nghiệp.

Phòng họp cần sự sắp xếp bàn ghế hợp lý

Hệ thống âm thanh, ánh sáng

Hội nghị có lẽ là sự kiện cần một hệ thống âm thanh ánh sáng hoành tráng hơn cả tiệc cưới, nhất là ở khu vực sân khấu. Buổi tri ân khách hàng cần có không khí sôi động, là sự kiện thể hiện thành ý của doanh nghiệp với đối tác nên đòi hỏi sự chỉn chu hoàn hảo. Bên cạnh những loại đèn xoay 360 độ công suất lớn ra, một số trung tâm hội nghị còn có sẵn hệ thống đèn chùm pha lê cực sang chảnh giúp nâng tầm giá trị bữa tiệc, điển hình là tại Gala Center Tân Bình.

 

Cận cảnh hệ thống đèn tại phòng hội nghị của Gala Center

>>Xem thêm: Những điều bạn cần biết khi lựa chọn nơi tổ chức hội nghị

Thực đơn teabreak

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, thực đơn tiệc nhẹ teabreak là một yếu tố bạn nên cân nhắc thêm vào đầu hoặc giữa buổi hội nghị của mình. Không chỉ đơn thuần là những món ăn nhẹ, teabreak thật ra có nhiều vai trò hơn bạn nghĩ, là cách để gây ấn tượng với khách mời. Một số ưu điểm của tiệc nhẹ teabreak bạn có thể chưa biết:

• Thực khách có thể ăn lót dạ nếu cảm thấy đói
• Thể hiện sự nhiệt tình, chuyên nghiệp của chủ tiệc
• Cơ hội để giao lưu, mở rộng mối quan hệ
• Thời gian giải lao cho khách mời sau những phút giây tập trung
• Có thêm thời gian chuẩn bị cho bài phát biểu

Một bữa tiệc teabreak thông thường

Lời kết

Trên đây là những tiêu chí bạn cần biết trước khi chọn bất kỳ trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM nào làm nơi diễn ra sự kiện tri ân khách hàng của doanh nghiệp mình. Hy vọng bạn sẽ có trải nghiệm thật tuyệt vời và buổi hội nghị diễn ra thành công tốt đẹp.