Hội nghị hay sự kiện là hoạt động quan trọng giúp các công ty và doanh nghiệp có cơ hội gặp gỡ, trao đổi với đối tác, nhà đầu tư cũng như truyền thông nhằm thấu hiểu khách hàng cũng như quảng bá cho thương hiệu. Bạn đang có dự định để tổ chức một buổi hội nghị và không biết phải làm như thế nào để sắp xếp công việc chu toàn. Hay bạn cần một trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM giúp bạn thực hiện điều này. Hãy cùng xem bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn nhé!
Nắm rõ các yêu cầu về hội nghị để xác định chủ đề hướng đến
Công việc đầu tiên của bạn chính là nắm rõ các yêu cầu của buổi hội nghị trước khi đề cập về việc tổ chức như thế nào, thực hiện ra sao. Hãy tìm hiểu sự kiện được diễn ra với mục tiêu như thế nào? Và sẽ đem tới các giá trị ra sao với doanh nghiệp. Dựa trên các thông tin đó, bạn sẽ biết rõ mục đích của sự kiện để có thể lập kế hoạch và chuẩn bị tốt cho buổi hội nghị này.
Khi đã nắm rõ các yêu cầu của buổi hội nghị, bạn nên xác định chủ đề mà buổi hội nghị này hướng đến. Để có được những ý tưởng phù hợp, bạn sẽ phải tham ở các nguồn khác nhau từ mạng xã hội hay công cụ tìm kiếm ở giai đoạn này. Một số chủ đề của buổi nghị thường có như:
- Hội nghị khách hàng
- Hội nghị doanh nghiệp cuối năm
- Hội nghị khoa học,…
Một trong những buổi hội nghị mà Gala Center tổ chức
Sau khi đã có đầy đủ nội dung, mục đích và chủ đề của hội nghị, lựa chọn concept là bước tiếp theo bạn sẽ phải cần thực hiện. Nếu như bạn biết cách lựa chọn concept, buổi hội nghị hoàn toàn trở nên thú vị, độc đáo và gây ấn tượng với khách mời. Hơn nữa, bạn có thể lên ý tưởng kết hợp các bữa tiệc vào các buổi hội nghị như:
- Hội nghị kết hợp Year End Party
- Hội nghị kết hợp Gala Dinner
- Hội nghị kết hợp Tiệc Tất Niên
Chẳng hạn, bạn cần tổ chức một bữa tiệc tất niên cho doanh nghiệp của mình, song song đó là buổi hội nghị khách hàng. Hiện đã có rất nhiều đơn vị cũng như các trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM đứng ra hỗ trợ các doanh nghiệp thực hiện tổ chức như mong muốn.
Bước này cần khá nhiều thời gian, công sức để nghiên cứu và thực hiện. Tuy nhiên, sự kiện này diễn ra thành công nếu như bạn có những ý tưởng tổ chức hội nghị tốt.
Xác định thời gian tổ chức
Tùy theo số lượng khách mời mà việc xác định thời gian tổ chức hợp lý là cần thiết. Việc xác định thời gian tổ chức hợp lý không những hạn chế lượng khách mời không đến tham dự được mà còn giúp phân bổ, sắp xếp chương trình linh động hơn cũng như có thể đẩy nhanh hay điều chỉnh một số tiết mục khi có thay đổi. Thời gian lý tưởng để tổ chức hội nghị thường vào khoảng buổi chiều các ngày cuối tuần, hoặc thứ 7 hay chủ nhật, lúc 3 đến 4 giờ chiều. Do các ngày trong tuần mọi người thường bận rộn với công việc nên sẽ không có thời gian để tham dự đông đủ.
Thời gian tổ chức hội nghị góp phần quan trọng trong việc diễn ra thành công sự kiện
Lên kế hoạch tổ chức chi tiết
Kế hoạch và chương trình chi tiết về hội nghị của bạn cũng là yếu tố cần thiết giúp những công đoạn sau chương trình sẽ hoạt động được tốt nhất. Trong bảng kế hoạch cho sự kiện bạn nên nhấn mạnh vào chủ đề, mục đích, nội dung, thời gian và concept của buổi hội thảo. Ngoài ra, thống kê toàn bộ những phần cần phải thực hiện nhằm có một buổi họp theo ý muốn. Những công việc đã được thống kê tương đối chi tiết đến lúc triển khai sẽ nhanh chóng và đủ thời gian
Chọn trung tâm tổ chức Hội nghị uy tín
Sau khi có thời gian, địa điểm và kế hoạch tổ chức chi tiết, bạn có thể bắt đầu tìm kiếm các đơn vị tổ chức hội nghị phù hợp với yêu cầu của mình. Tuỳ vào quy mô tham dự, cơ sở vật chất, trang thiết bị. .. hoặc các tiêu chí khác mà bạn đưa ra để có thể chọn trung tâm tổ chức hội nghị thích hợp.
Gala Center – trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM uy tín hàng đầu
Tổng kết
Một buổi hội nghị thành công đòi hỏi sự chỉnh chu, nghiêm túc cùng kỹ năng xử lí tình huống hiệu quả. Do đó, mỗi một chi tiết, từng bước đi chính là một phần then chốt đối với sự thành công của buổi hội nghị. Hy vọng rằng bài viết trên đây đã mang đến cho bạn một số gợi ý hữu ích để buổi hội nghị được ra thành công. Nếu như bạn đang còn vài điều thắc mắc, có thể tham khảo các cách chọn lựa trung tâm tổ chức hội nghị cho hội nghị khách hàng tại TPHCM nhé!
>>> Bật mí bí quyết chọn trung tâm tổ chức hội thảo, hội nghị sang trọng tại TPHCM
