Việc lựa chọn được một địa điểm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp luôn gây nhiều hoang mang cho nhà tổ chức. Vì hiện nay có quá nhiều sự lựa chọn cả những trung tâm uy tín và kém chất lượng đều được quảng cáo tràn lan trên mạng. Vậy nên, nếu bạn đang đau đầu trong việc tìm nơi tổ chức sự kiện tốt nhất thì bài viết này sẽ giúp bạn tổng hợp những lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị.
1. Vị trí
Bạn nên dành một chút thời gian đến tận nơi để khảo sát trước địa điểm tổ chức hội nghị để biết địa điểm này có thật sự thuận lợi trong việc đi lại hay không? Chọn một vị trí ở ngay trung tâm thành phố là lý tưởng nhất hoặc miễn là bạn có thể đảm bảo địa điểm đó có thể đi lại thuận tiện cho tất cả những người tham dự.
Đặc biệt cần chú ý, với những hội nghị diễn ra dài ngày, ngoài khu vực diễn ra sự kiện, chỗ lưu trú cho khách ở xa cũng là một điểm bạn cần quan tâm. Bạn có thể sắp xếp ngay tại chính khách sạn hoặc địa điểm tổ chức hội nghị hay phải thuê ở một địa điểm khác.
Mặt tiền của Riverside Palace tọa lạc tại Bến Vân Đồn, Quận 4
2. Không gian
Bên cạnh vị trí, bạn cũng cần quan tâm khảo sát về các sảnh tiệc, sảnh đón khách, hành lang và các khu vực có liên quan để đảm bảo sự thoải mái cho khách mời. Với những sự kiện có quy mô lớn, hãy tìm những địa điểm tổ chức hội nghị đủ rộng và có sức chứa đủ lớn để khách mời cảm thấy thoải mái và thuận tiện cho công tác tổ chức. Và ngược lại, khi bạn tổ chức những sự kiện nhỏ, số lượng khách dự kiến không nhiều thì nên chọn những khu vực sảnh nhỏ, vừa tiết kiệm được một phần chi phí, vừa tạo cảm giác gần gũi mà không làm loãng chương trình.
Không gian dành cho hội nghị nhỏ
3. Dịch vụ đi kèm
Cũng nên lưu ý đến các dịch vụ đi kèm như: âm thanh, ánh sáng, sân khấu, thiết bị trình chiếu… để đảm bảo được sự chuyên nghiệp và suôn sẻ của hội nghị sắp diễn ra. Cụ thể là tiệc teabreak trong thời gian giải lao, đồ uống hay các vấn đề về phục vụ… Một địa điểm được cung cấp đầy đủ dịch vụ sẽ tốt hơn nhiều và tiết kiệm thời gian cho người tổ chức so với những nơi chỉ phục vụ tổ chức hội nghị đơn thuần.
4. Chi phí
Đây luôn là điểm mấu chốt trước khi đi đến quyết định chính thức. Chất lượng dịch vụ và giá cả là những yếu tố bạn nên dành thời gian, công sức để tìm kiếm và phân tích để có thể chọn ra một địa điểm phù hợp nhất.
5. Mức độ an toàn
Một điểm mà nhà tổ chức sự kiện cần hết sức lưu ý trước khi quyết định chọn một địa điểm tổ chức sự kiện chính là mức độ an toàn cho người tham dự. Bạn cần tìm hiểu thật kỹ về công tác phòng cháy chữa cháy cho tòa nhà và các vật dụng liên quan có thật sự đảm bảo tốt hay không. Ngoài ra bạn cũng cần lưu tâm đến lối thoát hiểm, cách sơ tán các khách mời khi xảy ra sự cố cũng nên được đề cập giữa hai bên.
6. Nơi giữ xe
Dù là một yếu tố nhỏ nhưng bãi đậu xe cũng là một yếu tố hết sức nhạy cảm cần đặc biệt quan tâm vì điều này có thể gây bất tiện cho khách tham dự nếu không đáp ứng được. Đối với các trung tâm hội nghị lớn hay nhà hàng, khách sạn đều thiết kế bãi giữ xe riêng biệt trong khuôn viên. Nhưng nếu địa điểm tổ chức ngoài trời như sân vận động, quán cà phê hay công viên thì đôi khi bãi giữ xe sẽ không thể đáp ứng được hết nhu cầu và khách có thể sẽ phải loay hoay tìm địa điểm gửi xe khác. Bạn cần xem xét yếu tố này để tránh những rắc rối không đáng có cho sự kiện và tạo sự thuận tiện nhất để tạo ấn tượng tốt cho người tham dự.
Tầng hầm giữ xe tại một trung tâm hội nghị
Tùy thuộc vào mục đích và quy mô của sự kiện mà khách hàng sẽ cân nhắc lựa chọn một địa điểm tổ chức phù hợp. Hy vọng những chia sẻ trên đây sẽ giúp cho quý khách tìm ra được một nơi phù hợp để góp phần tạo nên sự thành công mỹ mãn cho sự kiện của mình.
Dưới đây là một gợi ý cụ thể về một địa điểm lý tưởng có thể đáp ứng tất cả những điều kiện tốt nhất cho một sự kiện mà bạn có thể tham khảo >> Riverside Palace- Địa điểm tổ chức hội nghị lý tưởng
