Tổ chức hội nghị có thể diễn ra hằng năm cũng có khi chỉ xuất hiện ở một dịp đặc biệt cụ thể. Dù mang tính chất đặc trưng nào đi chăng nữa, các doanh nghiệp cần chú trọng xây dựng một hội nghị thật thành công và trọn vẹn. Cùng chúng tôi điểm qua một số lưu ý quan trọng khi tổ chức các hội nghị:
Xác định quy mô
Việc đầu tiên bạn nên làm là lập danh sách khách mời, xác định số lượng người tham dự và tìm hiểu rõ các đối tác/ người tham dự để có thể tính toán các chi phí cần thiết cũng như chuẩn bị đội ngũ hỗ trợ sẵn sàng phục vụ mọi lúc mọi nơi. Dựa vào quy mô và tính chất của hội nghị, chuẩn bị một kế hoạch rõ ràng cụ thể như lên concept, chọn chủ đề, thiết lập cách bài trí.
Xác định quy mô hội nghị
Chọn địa điểm tổ chức hội nghị
Có thể nói địa điểm tổ chức hội nghị là bước đầu trong việc xây dựng ấn tượng với các đối tác và khách hàng. Nếu địa điểm sang trọng, đẳng cấp, vị thế doanh nghiệp trong mắt người tham dự trở nên cao hơn hẳn, chứng tỏ được sự chỉnh chu và xứng tầm của ban tổ chức.
Số lượng khách mời càng lớn, bạn phải càng để tâm vào cảm giác và sự hài lòng của họ bởi càng đông, càng khó tránh khỏi những thiếu sót không đáng. Bạn đương nhiên hiểu được rằng, góp phần khiến hội nghị thành công hay không, những cảm nhận của khách rất quan trọng, vì thế hãy đảm bảo mọi thứ diễn ra thật suôn sẻ bạn nhé!
Chọn chủ đề
Mục tiêu của bạn là tri ân khách hàng, là giới thiệu sản phẩm, hay thắt chặt các mối quan hệ đối tác làm ăn. Khi đã xác định rõ mục tiêu, bạn cần tạo chủ đề hội nghị hướng tới, lập nội dung chương trình, sau đó triển khai theo bản kế hoạch với sự trợ giúp của đội hỗ trợ từ địa điểm tổ chức.
Cách bài trí trong phòng hội nghị cần hài hòa, dễ nhìn, có thể đơn giản là những băng rôn hướng người nhìn đến những thông tin quan trọng cần lưu ý, hay đơn giản chỉ là tên chủ đề. Một số hội nghị thường dùng hoa là điểm nhấn đẹp đẽ, vì hoa có khả năng xua tan bầu không khí nghiêm nghị, đem lại sự nhẹ nhàng, dễ chịu cho những người xung quanh.
Mời các diễn giả nổi tiếng
Sự tham gia của các diễn giả làm tăng thêm phần thu hút cho các buổi hội nghị. Ngoài ra, diễn giả danh tiếng có thể tạo thêm độ tin cậy cho doanh nghiệp, đem đến những thông tin hữu ích, lôi cuốn sự chú ý của người nghe. Diễn giả càng có chuyên môn và kiến thức sâu rộng, càng khiến người tham dự cảm thấy thời gian họ dành ra là có ích và hiệu quả.
Chọn sảnh tổ chức hội nghị
Nếu bạn là người cầu toàn và yêu sự đẹp đẽ, chắc hẳn những nhà hàng sang trọng sẽ rơi ngay vào tầm mắt của bạn. Các lối kiến trúc hiện đại và trang nhã có ảnh hưởng rất lớn đến tâm thế của người tổ chức và cả bất cứ ai có mặt trong hội trường. Uy tín và ấn tượng là hai tiêu chí hàng đầu hấp dẫn sự lựa chọn bạn nên tham khảo.
Chọn sảnh tổ chức hội nghị
Sảnh Gala dành cho hội nghị
Để tổ chức hội nghị thành công, doanh nghiệp cần hết sức khéo léo trong việc sắp xếp chương trình cũng như lựa chọn địa điểm tổ chức. Ngoài ra, linh hồn của hội nghị là các bài nội dung phát biểu, bạn có đạt được mục tiêu hay không cũng một phần dựa vào điểm mấu chốt này, hãy tinh tế trong việc sử dụng ngôn từ và sự thành công sẽ nằm gọn trong tay bạn!
Đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của khách hàng đồng thời hỗ trợ các gói dịch vụ ưu đãi cực kỳ hấp dẫn, Gala Center cung cấp đội ngũ kỹ thuật cao, kiểm tra và trợ giúp chạy thử chương trình, đồng thời nâng cấp các thiết bị và đảm bảo hệ thống ánh sáng, máy lạnh, máy chiếu hoạt động mượt mà và nhanh chóng.
Trung tâm tổ chức tiệc cưới hội nghị – Gala Center
Gala Center – địa điểm yêu thích của các khách hàng
Liên hệ Gala Center để được hỗ trợ và tư vấn tại:
Hotline: 0906 415 415
Website: https://galacenter.com.vn/
