Bạn đang được giao trọng trách tổ chức một sự kiện cho công ty nhưng vẫn chưa biết nên bắt đầu từ đâu? Điều đầu tiên để quyết định độ thành công của sự kiện chính là địa điểm tổ chức sự kiện hợp lý. Hãy cùng xem qua bài viết sau để có thể tiếp thêm kinh nghiệm cho sự kiện thành công nhé!
1. Sự phù hợp của địa điểm
Sự kiện có bao nhiêu loại thì có bấy nhiêu sự lựa chọn về địa điểm, tùy quy mô, tính chất của sự kiện mà bạn có thể chọn những địa điểm khác nhau. Thông thường sẽ là các trung tâm triển lãm, các trung tâm hội nghị tại TPHCM, nhà hàng, khách sạn, … Ví dụ như hội thảo, hội nghị thì thường được tổ chức ở các trung tâm hội nghị, lễ tri ân khách hàng hoặc triển lãm sản phẩm sẽ tổ chức ở trung tâm triển lãm, tất niên công ty thì sẽ diễn ra ở nhà hàng, …
2. Khách tham dự
Trước khi đưa ra quyết định chọn địa điểm phù hợp, hãy xem xét về tầng lớp khách tham dự sự kiện của công ty. Nếu như khách mời của bạn đều là những ông chủ lớn, tầng lớp giàu có thì một trung tâm hội nghị hay khách sạn 5 sao thì mới xứng tầm. Ngoài ra số lượng khách tham dự của bạn tầm bao nhiêu, nếu sự kiện nắm chắc số lượng trong tay, bạn sẽ dễ dàng chọn sảnh hơn so với những sự kiện không biết được chính xác số lượng.
Đối với những sự kiện như triển lãm sản phẩm hay hội nghị khách hàng mà bạn không nắm được số lượng tốt nhất nên thuê địa điểm rộng rãi và những khách mời đặc biệt sẽ mời vào một khung giờ cố định để dễ kiểm soát và phục vụ chu đáo hơn.
Địa điểm sẽ chọn không nên quá nhỏ nhưng cũng không được quá rộng vì không gian chật chội sẽ khiến khách mời bị ngột ngạt không thoải mái nhưng không gian quá rộng sẽ làm không khí sự kiện bị loãng.
3. Nắm rõ thông tin về địa điểm tổ chức các sự kiện
Để có thể nắm rõ thông tin về địa điểm tổ chức, bạn cần tích cực tham gia các hội nghị, hội thảo, sự kiện của công ty khác, từ đó lưu ý lại những thông tin của nhà hàng, khách sạn hay trung tâm hội nghị đó như giá cả thức ăn, tiền thuê sảnh, có chỗ trưng bày sản phẩm hay không, … Sau đó bạn nên lập cho mình một danh sách các địa điểm phù hợp, việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian trong công tác chuẩn bị trước sự kiện.
4. Các dịch vụ đi kèm
Những dịch vụ và tiện ích đi kèm rất thường bị bỏ qua nhưng thật sự đây cũng là yếu tố rất quan trọng cho sự kiện của bạn. Ví dụ như công ty bạn tổ chức hội thảo thì cần phải có wifi để các vị khách mời và người phát ngôn có thể cập nhật thông tin kịp thời hoặc tìm dữ kiện. Với những buổi hội nghị ngồi suốt nhiều tiếng liền thì cần có phục vụ bữa ăn nhẹ và nước trái cây giữa giờ.
Những buổi triển lãm hoặc trưng bày sản phẩm thì phải có sảnh rộng rãi và có nhân viên hỗ trợ, ngoài ra còn có các dịch vụ như trang trí sảnh, chương trình ca nhạc, … Tất cả những dịch vụ này khi đi khảo sát địa điểm tổ chức các sự kiện quan trọng, hãy hỏi kĩ là có bao gồm khi đặt sảnh chưa hay phải tốn thêm phí, phí là bao nhiêu?
5. An ninh, an toàn của địa điểm tổ chức event
Phải đảm bảo địa điểm bạn chọn có hệ thống báo cháy và các thiết bị báo cháy vẫn còn hoạt động tốt. Ưu tiên cho những nhà hàng, khách sạn, trung tâm hội nghị có đội ngũ y tế và gần bệnh viện hoặc trung tâm y tế trong vòng 30 phút.
Ngoài ra, cần có nhân viên canh camera để kịp thời phát hiện sự cố và thông báo kịp lúc, đội ngũ bảo vệ, bảo an cần được quy động đến khu vực sảnh sự kiện để phòng kẻ xấu hoặc kẻ lạ mặt lẻn vào. Nếu như sảnh sự kiện trên lầu thì cần có lối thoát hiểm hoặc ống trượt thoáng hiểm cho những trường hợp có cháy xảy ra.
6. Âm thanh ánh sáng
Các sự kiện từ hội nghị, hội thảo đến trưng bày sản phẩm luôn cần đến âm thanh ánh sáng. Khi đi khảo sát địa điểm, hãy yêu cầu nhân viên kiểm tra dàn đèn để có thể thay mới hoặc sửa chữa, dàn âm thanh cũng vậy, micro nên có cái dự phòng và loa cần đủ lớn để thông tin được đưa đến khách mời một cách rõ ràng.
7. Quy trình thanh toán
Vì là sự kiện của công ty nên bạn cần cân nhắc các khoản chi để đảm bảo không bị vượt ngân sách công ty đưa ra. Nếu như địa điểm đó có chương trình khuyến mãi thì đừng ngần ngại áp dụng vì bạn sẽ để dành được ngân sách cho những việc khác. Trước khi đặt bút kí hợp đồng, hãy xem lại một lần nữa các điều khoản hai bên thảo luận đã có được ghi vào hợp đồng hay chưa.
Bên cạnh đó bạn cũng nên nắm chắc quy trình thanh toán để có thể trình bày rõ ràng với công ty và chuẩn bị tài chính kĩ lưỡng. Hi vọng với những chia sẻ trên bạn sẽ tìm được một địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp.
