Ngày nay các sự kiện hội nghị, hội thảo là một trong những sự kiện được tổ chức phổ biến, và thường xuyên tại các doanh nghiệp. Vậy để đảm bảo có thể tổ chức một buổi sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp thì chúng ta cần phải lưu ý chuẩn bị những điều gì?. Trong bài viết này hãy cùng chúng tôi điểm qua các cách thức để tổ chức hội nghị thành công cho doanh nghiệp nhé!
1. Xây dựng chủ đề chương trình
Bất kỳ một sự kiện nào cũng luôn cần xây dựng một chủ đề thống nhất. Đó chính là linh hồn cho toàn bộ các hoạt động sẽ được diễn ra trong cả sự kiện, là mục đích của việc tổ chức hội nghị này. Mặc dù, chính tay công ty thực hiện, triển khai sự kiện hay nhờ một bên thứ 3 hỗ trợ thì điều luôn luôn phải cần được lên kế hoạch đó là lên chủ đề cho chương trình. Yếu tố chủ đề cần đảm bảo sự ấn tượng, đặc sắc.
Xây dựng chủ đề, thông báo nội dung đến những người có liên quan, để nắm rõ được các phần sẽ có trong buổi hội nghị, cũng như các diễn giả, phát ngôn có thể chuẩn bị phần trình bày, thu thập các tài liệu trước.
2. Làm việc trước cùng phát ngôn, diễn giả
Làm việc cùng các diễn giả để đảm bảo sự thống nhất
Việc làm việc kỹ càng với những diễn giả sẽ giúp bạn thống nhất được nội dung sẽ được trình bày trong buổi nói chuyện. Từ đó, cân đối được thời gian cho toàn bộ sự kiện để sự kiện được diễn ra đúng thời gian. Bên cạnh đó sẽ giúp cho sự kiện được thống nhất về mặt nội dung và hình thức.
>> Xem thêm:Cùng Gala Center lựa chọn địa điểm tổ chức các chương trình hội nghị
3. Lựa chọn địa điểm phù hợp.
Cần lựa chọn một trung tâm tổ chức hội nghị phù hợp với quy mô hội nghị
Tùy theo những yêu cầu về nội dung và số lượng khách mời mà mỗi công ty sẽ lựa chọn một địa điểm thích hợp. Thông thường các hội nghị với quy mô khách mời lớn, cũng như tính chất trang trọng, nên các trung tâm hội nghị lớn là sự lựa chọn của nhiều đơn vị. Đồng thời, một trung tâm hội nghị với trang thiết bị hiện đại cũng sẽ là một điểm cộng để giúp cho sự kiện được diễn ra chuyên nghiệp.
Bên cạnh những yếu tố được kể ở trên, bạn cũng nên tìm hiểu cụ thể về các ưu đãi, các loại phí phát sinh để có thể lên một kinh phí phù hợp, tiết kiệm, giảm được những chi phí phát sinh không đáng có.
Các bước chuẩn bị:
Xem xét về thời gian phù hợp, thuận tiện cho tất cả các khách mời để liên hệ trước để đặt với đơn vị nhà hàng
Cần kiểm tra địa điểm tổ chức kỹ càng:
- Về không gian: diện tích đủ rộng với lượng khách mời sẽ có mặt, đề xuất cách bố trí bàn ghế sắp xếp cho hợp lý
- Về trang trí: tùy theo yêu cầu của chương trình mà có những công tác trang trí phù hợp, do tính chất của các buổi hội nghị nên chỉ cần trang trí đơn giản không cần quá cầu kỳ.
- Về thiết bị ánh sáng, âm thanh: Cần liên hệ với trung tâm hội nghị mà bạn sẽ tổ chức để cần chuẩn bị về ánh sáng, micro, có thể chuẩn bị các thiết bị trình chiếu
Gala Center – trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM uy tín được nhiều đơn vị doanh nghiệp được lựa chọn. Với chất lượng phục vụ chuyên nghiệp bởi đội ngũ nhân viên kinh nghiệm, trang thiết bị hiện đại, không gian diện tích rộng rãi, sang trọng chắc chắn sẽ là nơi mang đến cho bạn những trải nghiệm tuyệt vời.
4. Thực hiện quảng bá
Quảng bá qua nhiều phương tiện truyền thông
Dù bạn có chuẩn bị các bước kĩ càng đến như thế nào nhưng nếu không ai biết đến sự kiện của bạn thì lại là một sai sót rất lớn. Để cho những chương trình hội nghị thành công và được nhiều người quan tâm đến. Điều cần phải làm đó chính là đầu tư vào hoạt động quảng bá. Những kênh truyền thông giúp bạn có thể quảng cáo tốt cho sự kiện là: các kênh social, truyền thông báo chí, email,…Riêng cái sự kiện có phí tham dự bạn có thể tiếp cận với các khách mời bằng hình thức gọi điện trực tiếp.
Bài viết chính là những chia sẻ của chúng tôi dành cho những đơn vị đang có ý định tổ chức hội nghị nhằm giúp cho sự kiện được diễn ra tốt đẹp nhất. Hi vọng rằng qua những chia sẻ của chúng tôi sẽ giúp cho bạn có những bước hình dung tốt nhất về các việc phải làm để chuẩn bị cho một hội nghị của công ty bạn.
